ACTUATING DAN CONTROLLING

MAKALAH
MANAJEMEN
ACTUATING DAN CONTROLLING

kepemimpinan merupakan kemampuan yang di punyai sesorang untuk mempengaruhi orang-orang laim agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Pemimpin yang efektif mempunyai sifat-sifat atau kualitas tertentu yang diinginkan, sebagai contoh, karisma, berpandangan kedepan, Intensitas dan keyakinan diri.

ACTUATING DAN CONTROLLING
KEPEMIMPINAN
( LEADERSHIP )

kepemimpinan merupakan kemampuan yang di punyai sesorang untuk mempengaruhi orang-orang laim agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran. Pemimpin yang efektif mempunyai sifat-sifat atau kualitas tertentu yang diinginkan, sebagai contoh, karisma, berpandangan kedepan, Intensitas dan keyakinan diri.

Menurut stoner kepemimpinan manajerial dapat didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya.

Pendekatan studi kepemimpinan sekarang di dasarkan pada pandangan situasional yaitu pandangan yang menganggap bahwa kondisi yang menentukan efektifitas kepemimpinan bervariasi dengan situasi tugas-tugas yang dilakukan, ketrampilan dan pengharapan bawahan, lingkungan organisasi, pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan.

Sifat-sifat kepemimpinan efektif menurut Edwin Ghiselli :
1. Kemampuan dalam kedudukannya sebagai pengawas.
2. Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan.
3. Kecerdasan.
4. Ketegasan.
5. Kepercayaan diri.
6. Inisiatif.

Sifat-sifat kepemimpinan menurut Keith Davis :
1. Kecerdasan.
2. Kedewasaan dan keluasan hubungan sosial.
3. Motivasi diri dan dorongan berprestasi.
4. Sikap-sikap hubungan manusiawi.

Fungsi-fungsi kepemimpinan :
1. Berhubungan dengan tugas ( task related )
Pemberian saran penyelesaian, informasi dan pendapat.
2. Berhubungan dengan pemeliharaan kelompok ( group maintenance )
Persetujuan dengan kelompok lain, penengahan perbedaan pendapat.

Gaya-gaya Kepemimpinan
1. Gaya dengan Orientasi tugas ( task oriented )
Manajer mengarahkan dan mengawasi keryawan untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai keinginan.

2. Gaya dengan Orientasi karyawan ( employee oriented )
Manajer memotivasi bawahan dibanding mengawasi mereka, memberikan kesempatan bawahan untuk berprestasi dalam pembuatan keputusan.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perilaku Kepemimpinan.
Menurut Mary Parker Fallett.
1. Pemimpin
2. Pengikut atau bawahan
3. Situasi

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Gaya Kepemimpinan manajer
Menurut Robert Tannenbaum dan Warren H :

- Kekuatan dalam diri manajer
1. Sistem nilai.
2. Kepercayaan terhadap bawahan.
3. Kecenderungan kepemimpinannya sendiri.
4. Perasaan aman dan tidak aman.

- Kekuatan dalam diri para bawahan
1. Kebutuhan akan kebebasan.
2. Kebutuhan akan peningkatan tanggung jawab.
3. Apakah mereka tertarik dalam dan mempunyai keahlian untuk penanganan masalah.
4. Harapan mengenai Keterlibatan dalam pembuatan keputusan.

- Kekuatan dari situasi
1. Tipe organisasi
2. Efektifitas kelompok
3. Desakan waktu
4. Sifat masalah itu sendiri

PERUBAHAN ORGANISASI
Kekuatan Eksternal Penyebab Perubahan
1. Kenaikan biaya dan kelangkaan berbagai SDA
2. Keamanan karyawan
3. Boikot pelanggar
4. Tingkat bunga yang tinggi
5. Tingkat pendidikan yang lebih tinggi dalam pasar tenaga kerja.

Kekuatan Internal Penyebab Perubahan
1. Tujuan
2. Strategi
3. Kebijaksanaan manajerial dan teknologi baru
4. Sikap dan perilaku para karyawan

Penanganan Perubahan Organisasi
1. Proses perubahan reaktif
Manajer bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan modifikasi sedikit demi sedikit menangani masalah.

2. Proses perubahan yang direncanakan ( Planned Change ) / Proses Proaktif
Pelaksanaan berbagai Investasi waktu dan sumber daya lainnya yang berarti untuk mengubah cara-cara operasi organisasi.

Reaksi terhadap Perubahan
1. Orang mungkin menyangkal bahwa perubahan sedangkan terjadi.
2. Orang mungkin mengabaikan perubahan.
3. Orang mungkin menolak perubahan.
4. Orang mungkin menerima perubahan dan menyelesaikan.
5. Orang mungkin mengantisipasi perubahan dan merencanakan

Sumber umum penolakan terhadap perubahan
1. Ketidak pastian tentang akibat dan pengaruh perubahan.
2. Ketidak sediaan untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.
3. Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

Penanggulangan Penolakan Terhadap Perubahan menurut Kotter dan Schlesinger
1. Pendidikan dan komunikasi
2. Partisipasi dan keterlibatan
3. Kemudahan dan dukungan
4. Negosiasi dan persetujuan
5. Manipulasi dan kerja sama
6. Paksaan eksplisit dan implisit

Tahap-tahap Proses Perubahan
1. Tekanan dan desakan
Di sebabkan karena adanya berbagai masalah seperti penurunan penjualan, penurunan produktifitas.

2. Intervensi dan reorientasi
Pihak luar sering digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para anggota organisasi untuk memusatkan perhatian pada masalah tersebut.

3. Diagnosa dan pengenalan masalah
Informasi di kumpulkan dan dianalisis oleh pengantar perubahan.

4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian
Penyelesaian di ketemukan melalui pengembangan secara kreatif alternatif-alternatif baru dan masuk akal.

5. Percobaan dan pencarian hasil-hasil
Penyelesaian yang di kembangkan diuji dalam program berskala kecil dan hasilnya dianalisis.

6. Penguatan dan penerimaan
Pelaksanaan kegiatan yang diterima harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterlibatan pada perubahan.

Pendekatan Perubahan menurut Harold J. Leavitt
1. Pengubah struktur
Menyangkut modifikasi dan pengatur kembali berbagai system Internal.

2. Pengubahan teknologi
Modifikasi faktor-faktor seperti peralatan, proses teknik dll.

3. Pengubahan orang-orang, mencangkup.
- Kebijaksanaan dan prosedur penarikan dan seleksi
- Kegiatan latihan dan kepemimpinan
- Sistem balas jasa
- Ketrampilan kepemimpinan
- Sikap, kepercayaan

PENGEMBANGAN ORGANISASI
Definisi :
1. Menurut Warner Burke, yaitu suatu proses perubahan dalam budaya organisasi melalui penggunaan teknologi, riset dan teori ilmiah keperilakuan.
2. Menurut Edgar Schein, yaitu seluruh kegiatan yang disusun oleh para manajer, karyawan dan lain-lain yang diarahkan menuju pembuatan dan penjagaan organisasi sebagai suatu sistem total.

Teknik-teknik Pengembangan Organisasi
1. PO untuk perseorangan
Contoh: Latihan sensitifitas
2. PO untuk dua atau tiga orang
Contoh: analisa transaksional
3. PO untuk tim, atau kelompok
Contoh: pembentukan tim
4. PO untuk hubungan antar kelompok
Contoh: pertemuan ( rapat ) konfrontasi
5. PO untuk organisasi keseluruhan
Contoh: teknik survai umpan balik

MANAJEMEN KONFLIK

Penyebab adannya konflik.
1. Komunikasi : Salah pengertian atau informasi yang kurang lengkap
2. Struktur : Pertarungan kekuasaan antar departemen, persaingan untuk
memperebutkan sumber daya yang terbatas, adanya saling
ketergantungan.
3. Pribadi : Perbedaan tujuan, nilai-nilai sosial pribadi atau persepsi.

Jenis-jenis Konflik:
1. Konflik dalam diri Individu
Adanya ketidak pastian pekerjaan, individu di harapkan untuk bekerja melebihi kemampuan.


2. Konflik antar Individu
Adanya perbedaan-perbedaan kepribadian ( manajer dan bawahan )

3. Komflik antar Individu dan kelompok
Cara individu menanggapi tekanan untuk keseragaman yang dipaksakan oleh kelompok kerja.

4. Konflik antar kelompok
Terjadi pertentangan kepentingan antar kelompok

5. Konflik antar organisasi
Timbul akibat persaingan ekonomi dalam sistem perekonomian suatu negara.

Penyelasaian Konflik
1. Dominasi dan penekanan
Cara : kekerasan, penenangan, penghindaran, aturan mayoritas.

2. Kompromi
Bentuk : pemisahan, arbitrasi ( perwasitan ), penyuap.

3. Pemecahan masalah integratif
Di selesaikan melalui teknik-teknik pemecahan masalah. Manajer mendorong bawahan bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, pertukaran gagasan, pencarian penyelesaian.

3 jenis Metode penyelesaian Konflik Integratif.
1. Konsensus : pihak yang bertentangan bertemu mencari penyelesaian
2. Konfrontasi : pihak yang saling berhadapan menyatakan pendapatnya secara langsung satu sama lain dan dengan adanya kesediaan menerima penyelesaian, maka penyelesaian konflik dapat ditemukan.
3. Penggunaan tujuan-tujuan yang lebih tinggi : apabila tujuan tersebut di setujui bersama.

KONFLIK STRUKTURAL
4 daerah struktural timbulnya konflik:
1. Konflik hierarki : konflik antara berbagai tingkatan organisasi.
2. Konflik fungsional : konflik antara berbagai departemen fungsional organisasi.
3. Konflik lini-staf : konflik antara lini dan staf.

4. Konflik formal-informal : konflik antara organisasi formal dan informal.

ACTUATING DAN CONTROLLING
PENGAWASAN
( CONTROLLING)

Definisi menurut Robert J. Mockler,
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sisten informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standart yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan. Penyimpangan, serta mengambil (tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan di pergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Tipe-tipe Pengawasan
1. Pengawasan pendahuluan (feed forward control)
untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan tujuan dan memungkinkan koreksi di buat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu di selesaikan.
2. Pengawasan yang di lakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan
proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bias dilanjutkan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control)
mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

Tahap-tahap Proses Pengawasan
1. Penetapan standar
Dapat dilihat dari tujuan, sasaran, kuota, target pelaksanaan, target penjualan, anggaran, marjin keuntungan, keselamatan kerja, sasaran produksi

Bentuk-bentuk Standar Umum:
a. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang/jasa, jumlah langganan, kualitas.
b. Standar-standar moneter, meliputi biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor dll.
c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.
2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Mencangkup berapa hal, antara lain:
a. How often, berapa kali pelaksanaan seharusnya di ukur.
b. What from, dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan.
c. Who, siapa yang akan terlibat.
3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Adapun caranya melalui:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan lisan dan tertulis
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (tesi)
4. Pembandingan pelaksanaan dengan Standar dan Analisis Penyimpangan

Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.
5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin di ubah, pelaksanaan diperbaiki, atau di lakukan bersamaan.

Karakteristik Pengawasan yang Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Objektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategi
5. Realistik secara ekonomi
6. Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel’
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
10. Diterima para anggota organisasi

Metode Pengawasan
1. Metode Kuantitatif
a. Anggaran ( budget )
- anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas
- anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA )
b. Audit
- Internal Audit
Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka.
- Ekternal Audit
Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen.
C. Analisis Break Even Point
Menganalisa dan menggambarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa agar biaya total sehingga tidak mengalami laba atau rugi.
D. Analisa Rasia
Menyankut dua jenis perbandingan
1. Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu
2. Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis
E. Bagian dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :
1. Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.
2. Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengawasan proyek – proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

Komponen-komponen PERT adalah :
1. Peristiwa (Event)
2. Kegiatan (Activity)
3. Waktu kegiatan (Activity Time)
a. Waktu optimis
b. Waktu realistik
c. Waktu pesimis
4. Critical Path Method (CPM)
Mengoptimalkan biaya total proyek melalui “Trade Off” antara estimasi waktu, normal atau “Crash”, dengan biaya

DAFTAR PUSTAKA

Handoko T. Hani, Manajemen, edisi kedua, BPFE – Yogyakarta, 1984.

Share

Related Posts